PLAN DE VIGILANCIA, SEGUIMIENTO Y CONTROL
| Empleados | Nº de Envíos al año: 1 | Fecha de emisión: Abril |
Compliancers genera un Plan de vigilancia, seguimiento y control para cada departamento de la empresa y por cada uno de los delitos que le afectan.
El profesional podrá gestionar desde su propio despacho esta actuación.
Compliancers a través de los datos introducidos de personal y responsables, vinculará una serie de comunicados y acciones que serán enviadas vía e-mail de forma automática y calendarizada a quién corresponda.
Está funcionalidad es indispensable para una adecuada gestión del Plan de vigilancia, seguimiento y control pues, sin la misma, el Compliance Penal tendría una eficacia limitada y temporal.
Un ejemplo de comunicación a empleados es el siguiente:
EMAIL DEL PLAN DE COMUNICACIÓN A EMPLEADOS.
155 DELITOS CONTRA LA PROPIEDAD INTELECTUAL
Referencia. Corporate Compliance.
Estimado compañero:
Me dirijo a usted en calidad de Compliance Officer de la empresa con el propósito de recordarle la importancia de que, por parte de todos los que formamos parte de la empresa, nos esforcemos en dar riguroso cumplimiento a las Políticas Corporativas que tiene suscritas en el Programa de Compliance aprobado en su día y del que se le dio cumplida cuenta.
El objetivo del Manual de Compliance es: (a) Evitar la comisión de conductas delictivas en el seno de la empresa y (b) Consolidar el principio de mejora continua, mediante las buenas prácticas corporativas.
Con el objeto de ayudarle y mantenerle atento en el cumplimiento de estas Políticas Corporativas, por medio del presente escrito pasamos a recordarle la siguiente, relativa a los DELITOS CONTRA LA PROPIEDAD INTELECTUAL, de cuya comisión podría ser llamada la empresa a responsabilidad penal.
CONDUCTA PROHIBIDA: DESCARGAS POR INTERNET
Con el fin de no incurrir en la vulneración de derechos de propiedad intelectual de terceros, se prohíbe intervenir, directa o indirectamente, en la descarga por internet de información, obras literarias o científicas o cualquier clase de aplicaciones o herramientas informáticas sin estar seguros de que son de dominio público y, caso contrario, de disponer de la preceptiva licencia de los titulares de los derechos de propiedad intelectual.
De manera especial, se prohíbe efectuar descargas para utilizar o para compartir: (a) libros; (b) películas; (c) música; (d) imágenes de marketing; (e) Logotipos; (f) fotografías; (g) fragmentos de audio o de video; (h) traducciones o reproducciones completas de libros que no son de dominio público; (I) patentes, marcas, dibujos o diseños; (i) aplicaciones o cuentas de desarrolladores que suplanten la identidad de otras entidades o marcas o que vulneren, de alguna forma, los derechos de autor de tercero.
Se le recuerda la obligación de informar al Responsable de su Departamento de cualquier incidencia o irregularidad de la que tenga conocimiento.
Queremos agradecer su colaboración y pedirle que, si observa la práctica de irregularidades de esta política corporativa en el seno de la empresa, nos informe de ello, haciendo uso del Canal Interno de Denuncias.
Su colaboración será entendida como una valiosa aportación al principio de mejora continua de nuestra empresa y buenas prácticas corporativas y será gestionada de manera absolutamente confidencial, preservando en todo momento el anonimato de su identidad.
Muchas gracias
Un ejemplo de comunicación a responsables es el siguiente:
EMAIL DEL PLAN DE ACCION A RESPONSABLES
| Responsable de Departamento | Nº de Envíos al año: 1 | Fecha de emisión: Abril |
455 DELITOS CONTRA LA PROPIEDAD INTELECTUAL
Referencia. Corporate Compliance. Plan de Acción.
Estimado compañero responsable del Departamento xxxxxx:
Me dirijo a usted con el propósito de recordarle la importancia de que, por parte del equipo directivo y de los responsables de las distintas áreas funcionales de la empresa, sean acometidas las acciones que vienen dadas en el Programa de Compliance Penal aprobado por la empresa con el objetivo de: (a) Evitar la comisión de conductas delictivas en su seno y (b) Consolidar el principio de mejora continua, mediante las buenas prácticas corporativas.
Empresa necesita de su compromiso y aportación para llevar a cabo el cumplimiento de las políticas corporativas aprobadas. Es por ello que, por medio del presente escrito, pasamos a interesar de usted la siguiente acción que deberá ser llevada a cabo en el seno de su departamento, relativa a los DELITOS CONTRA LA PROPIEDAD INTELECTUAL.
Acción a realizar: DESCARGAS INTERNET EN LA PROPIA EMPRESA.
(1)Gestionar que sea llevada a cabo por el servicio informático interno o externo de la empresa una auditoria informática anual de todos los equipos informáticos de la empresa, a fin de asegurar que no existen descargas de obras protegidas por copyright.
(2) Informar al órgano de administración de cualquier reclamación reivindicativa de derechos o denuncia de que tenga conocimiento.
Para el buen desarrollo de esta acción, puede solicitar ayuda al Compliance Officer o a nuestro servicio de asesoría legal quienes podrán orientarle en las acciones necesarias.
Prueba documental:
(1) Gestionar el archivo del informe emitido en la auditoría informática en el “Registro de Auditorías Informáticas” y regularizar las incidencias observadas.
(2) Informar al órgano de administración de cualquier reclamación reivindicativa de derechos o denuncia de que tenga conocimiento.
(3) Dirigir email al Compliance Officer indicando haber realizado la acción encomendada.
Le recordamos la importancia de conservar y archivar convenientemente todo documento (incluidos los emails) que permita acreditar las acciones llevadas a cabo.
Revisión Periódica:
Le anunciamos que compete al Compliance Officer la verificación periódica del grado de cumplimiento de las acciones encomendadas, que éstas han sido ejecutadas correctamente y que existen documentos probatorios que así lo acreditan.
Agradecemos sinceramente su valiosa colaboración. Gracias a ella la empresa se alinea con los principios de mejora continua y los valores inspirados en nuestro Código de Conducta.
Muchas gracias.